Lukk

Kunnskapsforvaltning - hva skal til for å lykkes

Energi Norge inviterte til Vedlikeholdsforum med Kunnskapsforvaltning som tema. MainTech ble for andre år på rad forespurt om å bidra med et innlegg.

Kunnskapsforvaltning i vedlikehold

"De ansatte og deres kunnskap er vår viktigste ressurs" uttaler mange ledere. Allikevel er det få selskap som inkluderer kunnskapsforvaltning i sin strategi. Har ditt selskap sikret at kritisk kunnskap ikke forsvinner når nøkkelpersoner forsvinner?

Slik innleder Energi Norge sin invitasjon til temadagen, og iløpet av dagen ble vi presentert for flere aspekter ved kunnskapsforvaltningen. Hvordan forskjellige selskap og næringer har løst utfordringene. Og hvordan løsninger kan fungere på tvers av selskap innen samme næring, og hvordan firma internt kan løse utfordringen med å spre kunnskapen som finnes.

MainTech sine erfaringer om kunnskapsforvaltning

"Hva skal til for å lykkes" var tittelen MainTech hadde fått tildelt som nest siste taler på temadagen. Undertegnede trådde ydmyk til verket. Mitt utgangspunkt blir å sette seg inn i hverdagen til den som planlegger, forbereder og utfører vedlikehold. Vedkommende trenger kunnskap om hvordan tingene fungerer for å:

  • gjøre analyser
  • reparere
  • forbedre
  • begrense skade

Hos våre energikunder møter vi mye kunnskap, og mange har begynt ett eller flere løp for å ta vare på og formidle all den kunnskapen som selskapet samlet sett har.

MainTech sine erfaringer med dokumentasjon

  • Den formelle dokumentasjonen, ikke bare den uformelle, finnes kun i hode til en eller flere ansatte
  • Dokumentasjon fra byggåret finnes - noe som hjelper lite når anlegget er bygd om tre ganger etter det
  • Detaljetegninger på en pumpe finnes, men ikke prinsippskissa som viser pumpa sin plass i helheten
  • Ingen er ansvarlig for å kontollere/oppdatere dokumentasjonen som faktisk finnes
  • Ved innføring av nye datasystemer blir tekniske data og viktig historikk ikke tatt med videre
  • Dokumentasjon kan være organisert i forskjellige dokumentsystem, men tilgangen til de er ikke gitt alle

MainTech sine erfaringer med kompetanse

  • "Falske sannheter" fester seg, og blir felles vranglære over tid
  • Hodet blir førtidspensjonert - og vi slutter på et punkt å søke ny kunnskap (alt var bedre før)
  • Få uformelle og formelle diskusjoner om teknikk og hendelser
  • De som bygde kraftverkene, og siden jobbet i de, er pensjonert
  • Leverandører publiserer ikke teknisk dokumentasjon på web, noe som burde vært den enkleste måten å sette sine kunder i stand til å ta vare på sitt anlegg
  • Dyktige fagfolk innen elektro og maskin, har ikke alltid kjennskap til vedlikeholdsterminologi og metoder

Hvordan lykkes

Ut fra disse erfaringene og en forståelse vi deler med Energi Norge:

Gode dokumenthåndteringssystem er én betingelse for effektiv kunnskapsforvaltning. Minst like viktig er bedriftens overordnede strategi i forhold til kunnskapsforvaltning.

Og ingen er uenige i at strategien er viktig, men den må utledes til handlingsplaner og kanskje også avdelingshåndbøker som tar for seg kunnskapsforvaltningen og hvordan den skal foregå hos den enkelte.

Kontinuitet og langvarig satsing kreves

Det er viktig at både nye ledere og andre ansatte kommer til en bedrift der det er skrevet ned hvordan kunnskapsforvaltningen skal gjøres, og hvor forandringer skjer styrt gjennom revisoner av prosedyrer og håndbøker. Slik kan en skape kontinuitet, selv om ledere eller andre skiftes ut.

Trening og terping kreves

Alle vet vi må trene om vi skal bli god i fotball eller på fiolin, men det mange glemmer er at en må trene på å gjøre vårt arbeid i henhold til gitte prosedyrer også. Interne og eksterne kurs, kanskje med sertifisering som mål der det er naturlig, fører til en økt bevisthet rundt en bedrifts felles faglige evne. Samtidig som den styrker den.

Krav til levert dokumentasjon kreves

Innjøpere av nybygg og ombygginger må i større grad kreve dokumentasjon på leverte anlegg før kontraktingåelse. God og korrekt dokumentasjon er arbeidskrevende og kostbart, og må behandles deretter.

God ledelse kreves

En ledelse som er tro mot vedtatte handlingsplaner, som utholdene etterspør og følger opp de gitte arbeidsprosedyrene. Skaper arenaer hvor komptanse kan spres og anerkjenner kunnskapen til de ansatte som den viktigste ressurs. En slik ledelse trengs.

Itjnå som kjæm tå sæ sjøl

Utfordringene er mange og forskjellige da ingen organisasjon er lik, men vi tror det er en god start på veien til å lykkes med kunnskapsforvaltningen om en får på plass disse punktene:

  • Kontinuitet og langvarig satsing ved vedtatte planer og prosedyrer
  • Trening og terping for å spre og øke kunnskap
  • God og riktig dokumentasjon ved nyprosjekter
  • Dedikert og god ledelse

Og som vi sier i Nord-Trøndelag: De' e' itjnå som kjæm tå sæ sjøl!

En kommer ikke unna hardt arbeid.

Kommentarer

Foreløpig ingen kommentarer

Legg igjen en kommentar

-